Wanneer het gaat om de registratie van fraude moeten we onderscheid maken tussen:
- het Intern Verwijzingsregister van de verzekeraar;
- het Incidentenregister: en
- het Externe Verwijzingsregister.
Intern verwijzingsregister
Voor opname in het Intern Verwijzingsregister van de verzekeraar geldt een relatief lage drempel: een vermoeden van enige vorm van fraude is voldoende. Overigens hoeft het niet altijd om fraude te gaan, ook niet-nakoming door de betrokkene van diens verplichtingen uit hoofde van de verzekeringsovereenkomst kan aanleiding zijn tot registratie in het Intern verwijzingsregister.
Opname in het Intern Verwijzingsregister betekent dat medewerkers van de verzekeraar (bijvoorbeeld van de afdeling acceptatie of schadeafhandeling) daarvan kennis van kunnen nemen. De medewerker zal in dat geval de voortgang moeten afstemmen met de afdeling Veiligheidszaken van de verzekeraar.
Het Intern Verwijzingsregister is onderworpen aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen (GVPFI). Deze gedragscode – die ook voor banken geldt – waarborgt dat de privacyregels in acht worden genomen en is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College Bescherming Persoonsgegevens).
Het Incidentregister
Wanneer aan aanvullende vereisten wordt voldaan kan sprake zijn van een Incident als bedoeld in het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI).
Van een Incident is kort gezegd sprake bij ernstige vormen van fraude zoals identiteitsfraude of opzettelijke misleiding. Er moet dan wel voldoende bewijs oftewel een “gegronde verdenking” zijn voor fraude. Een enkel vermoeden is dus niet genoeg.
Het Incidentenregister heeft als zodanig beperkte externe werking. Het is onder omstandigheden toegankelijk voor de afdelingen Veiligheidszaken van andere financiële instellingen, de fraudeloketten en het Centrum Bestrijding Verzekeringscriminaliteit.
Het Extern Verwijzingsregister
Aan het Incidentenregister is een Extern Verwijzingsregister gekoppeld. Het Extern Verwijzingsregister kan niet alleen worden geraadpleegd door de verzekeraar zelf, maar door alle aangesloten financiële instellingen.
Opname in het Extern Verwijzingsregister kan verstrekkende gevolgen hebben voor de betrokkene: hij of zij kan worden geweigerd door alle aangesloten financiële instellingen. Er gelden daarom hoge eisen voor opname in het Extern Verwijzingsregister. Deze voorwaarden betreffen kort gezegd dat (a) sprake moet zijn van een Incident als bedoeld in het PIFI (zie hiervoor), (b) in voldoende mate moet vast staan dat de betrokkene bij het Incident is betrokken en (c) het proportionaliteitsbeginsel in acht moet worden genomen.
Op vereiste (a) is hiervoor al ingegaan. Vereiste (b) komt erop neer dat de verzekeraar ten opzichte van de betrokkene genoeg bewijsmiddelen moet hebben op grond waarvan kan worden gesteld dat sprake is van een zware verdenking of bewezenverklaring (zie bijvoorbeeld Hof Arnhem-Leeuwarden 7 november 2014, ECLI:NL:GHARL:2014:8710). Een strafrechtelijke veroordeling door de rechter is echter niet vereist (Hoge Raad 29 mei 2009, ECLI:NL:HR:2009:BH4720).
Vereiste (c), de proportionaliteitstoets, houdt in dat het belang van de verzekeraar bij registratie in het Extern Verwijzingsregister moet worden afgewogen tegen de mogelijke nadelige gevolgen daarvan voor de betrokkene. Het is aan de afdeling Veiligheidszaken van de verzekeraar om deze afweging te maken.